Automatisierung & Plattform – Ablage, Freigaben, Regeln, Daten, Mobil, Anbindungen, API, Design, Team, mehrere Unternehmen und Sicherheit

Die Ablage im Hauptmenü ersetzt den Netzwerkordner: Dateien liegen in verschachtelten Ordnern je Unternehmen (vorbelegt mit Verträge, Aufmaße, Fotos, Lieferanten, Steuer) und sind zusätzlich direkt mit einem Kunden oder Beleg verknüpft, sodass sie in der Kundenakte und am Beleg erscheinen. Beim Hochladen wird der Text aus PDF-, Text-, CSV- und XML-Dateien extrahiert; Bilder können optional von der KI beschrieben werden, damit auch ein Foto über seinen Inhalt gefunden wird. Die Suche arbeitet über Name, Schlagwörter und Inhalt in einem Feld. Hochladen per Drag-and-drop, Verschieben per Ziehen auf einen Ordner, Vorschau für Bilder und PDFs; der Speicherbalken zeigt den Verbrauch gegen das Paket-Limit. Festgeschriebene Belege liegen zusätzlich im GoBD-Beleg-Archiv mit Prüfsummen – die Ablage ist der Ort für alles andere.

Der Regel-Editor unter „Einstellungen → Regeln“ arbeitet nach dem Muster „Wenn Ereignis und alle Bedingungen zutreffen, dann Aktionen“: Neun Ereignisse stehen zur Wahl, Bedingungen prüfen Felder wie Betrag, Land des Kunden, Kanal, Zahlungsart oder Schlagwörter mit Operatoren von „gleich“ bis „in Liste“. Aktionen setzen oder entfernen Schlagwörter, legen eine Aufgabe als Karte „Heute wichtig“ mit Ampelfarbe an, schreiben E-Mails oder interne Notizen mit Platzhaltern, weisen einen Betreuer zu, setzen Liefer-, Rechnungs- oder Mahnsperre, fordern eine Freigabe an oder rufen einen Webhook – zum Beispiel „Rechnung über 5.000 € → Aufgabe für die Geschäftsführung“ oder „Bestellung aus AT → Schlagwort Österreich“. Vor dem Speichern lässt sich jede Regel gegen das letzte echte Ereignis testen; Zähler und letzter Fehler stehen an der Regel. Ausgehende Webhooks sind mit HMAC-SHA256 signiert, werden bei Fehlern fünfmal wiederholt (1 Minute bis 12 Stunden), im Zustellprotokoll angezeigt und nach 50 Fehlern automatisch abgeschaltet. Zwanzig Textbausteine – Einleitung und Schluss je Belegart, E-Mails für Belegversand, Nachfassen, Kontoauszug, Termine, Service und Anfragen – tragen Platzhalter wie Anrede, Belegnummer, Datum und Firma und erscheinen in der Belegsprache des Kunden.

credoox läuft im Browser und lässt sich als App auf dem Startbildschirm installieren – ohne App-Store, mit Vollbild und eigenem Icon; Favicon und Farben kommen aus dem Design des Unternehmens. Kommissionierung und Packkontrolle funktionieren auch ohne Netz: Scans mit der Handykamera werden lokal gesammelt und beim nächsten Kontakt übertragen, fachlich abgelehnte Scans werden gemeldet statt still verworfen. Die Ansicht „Meine Einsätze“ zeigt dem Techniker seine Termine des Tages mit Statusknöpfen, Routenlink, Anruf, Checkliste, Foto-Upload, Zeitbuchung auf das Projekt und Kundenunterschrift auf dem Bildschirm, die als Anhang am Einsatz und auf dem PDF gespeichert wird. Die Empfangsbestätigung auf Lieferschein oder Auftrag wird ebenso per Tablet unterschrieben. Belege für die Erfassung entstehen mit dem Kamera-Knopf direkt als Foto; Dashboard-Widgets ordnen sich auf dem Handy einspaltig an.

Der Katalog unter „Einstellungen → Anbindungen“ umfasst 40 Dienste in sieben Gruppen; der Admin hinterlegt die eigenen Zugangsdaten, prüft die Verbindung per Knopf und sieht das Protokoll jedes Laufs. Bank und Zahlungsdienste liefern Umsätze für den täglichen Bankabgleich – Konten von Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, ING oder N26 per PSD2, dazu Qonto, PayPal, Stripe, Mollie, Klarna, Amazon Pay und Shopify Payments. Buchhaltungsanbindungen übertragen jede festgeschriebene Rechnung und Gutschrift mit PDF an Lexware Office, sevDesk, FastBill, BuchhaltungsButler oder WISO MeinBüro, an DATEV Unternehmen online als ZUGFeRD-PDF oder monatlich als DATEV-Paket per E-Mail an den Steuerberater; Peppol stellt XRechnungen an Behörden zu, und ein IMAP-Postfach holt Eingangsrechnungen alle 15 Minuten in „Belege erfassen“. HubSpot und Pipedrive erhalten Kunden und gewonnene Aufträge, Brevo, Mailchimp und CleverReach nur Kontakte mit Einwilligung; Telefonie mit sipgate oder Placetel wählt aus dem Kontakt heraus und erkennt Anrufer. Slack und Teams melden Bestellungen, Zahlungen, Sendungen und Bestandswarnungen, Beleg-PDFs landen automatisch in Dropbox, Google Drive, OneDrive/SharePoint oder einem WebDAV-Ordner, PrintNode druckt Labels und Kassenbons direkt im Lager, SumUp-Terminal und fiskaly-TSE gehören zur Kasse, und Fulfillment läuft über byrd, Everstox, Warehousing1, Quivo oder Amazon MCF.

Unter „Einstellungen → Design & Logo“ wird das Erscheinungsbild einmal festgelegt und gilt danach für die Oberfläche, alle Beleg-PDFs, E-Mails an Kunden mit Absendername und Logo, das Kundenportal und die Anmeldeseite. Einstellbar sind helles und dunkles Logo, Favicon für Browser-Tab und Handy-Startbildschirm, Haupt- und Akzentfarbe, Farbschema, Schrift und Schriftgröße für Oberfläche und PDF, Dichte und Eckenradius sowie das Beleglayout mit Logoposition, Farblinie, Tabellenkopf, Bankverbindung als Kasten, Unterschriftenzeile, Schlusstext und Zusatzzeile in der Fußzeile; Positionsnummern, Artikelnummern, Kunden-Artikelnummern, EAN und Einheit lassen sich ein- oder ausblenden. Wer vorhandenes Briefpapier nutzt, lädt eine A4-PDF hoch – Kopf und Fuß kommen dann vom Papier, der obere Rand wird automatisch angepasst. Änderungen sind sofort live in der Oberfläche und in einer echten PDF-Vorschau des letzten Belegs zu sehen, gespeichert wird erst mit „Speichern“. Unter „Daten & Domain“ wird eine eigene Adresse wie wawi.firma.de per CNAME eingetragen, per Knopf geprüft und mit SSL-Zertifikat freigeschaltet; Belege erscheinen je Kunde in dessen Belegsprache (Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch), und für den Hinweis „Erstellt mit credoox“ gilt: Baustein ‚Ohne credoox-Hinweis‘ (5 €) in jedem Paket, in Pro enthalten.

Unter „Einstellungen → Nutzer & Rechte“ werden Teammitglieder per E-Mail eingeladen; der Link gilt sieben Tage, das Passwort setzt die Person selbst, und der Steuerberater wird mit einem Klick in seiner Nur-lesen-Rolle eingeladen. Sieben Rollenvorlagen sind vorbereitet – Inhaber/Admin, Verkauf (ohne Einkaufspreise und Geld), Einkauf, Lager, Buchhaltung, Steuerberater und Nur lesen – und lassen sich durch eigene Rollen ergänzen. Die Rechte-Matrix umfasst acht Bereiche (Verkaufen, Einkaufen, Lager, Kunden, Geld, Shop, Auswertungen, Einstellungen) mit Aktionen wie Ansehen, Anlegen, Festschreiben, Löschen, Exportieren, Bestand buchen, Inventur, Zahlungen zuordnen oder Mahnen; drei Sonderschalter regeln Einkaufspreise und Margen, Kontostand und Bankbewegungen sowie den Vollexport, je Rolle gilt ein Rabatt bis zu dem ohne Freigabe verkauft werden darf, und eine Vorschau zeigt die Navigation der Rolle. Rechte wirken überall – im Dashboard, im Cockpit, im Assistenten und in der API – und die Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App mit Wiederherstellungscodes kann für das ganze Team verpflichtend gemacht werden. Das unveränderliche Änderungsprotokoll zeigt, wer was wann geändert hat; Support-Zugriffe sind darin markiert und finden nur nach ausdrücklicher Freigabe und nur lesend statt.