Verkauf & Rechnungen – Belegkette, Editor, Preise, Portal, E-Rechnung, EDIFACT, Abos und Projekte

Der Verkauf arbeitet mit einer durchgehenden Belegkette: Aus dem Angebot wird der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung, bei Bedarf Gutschrift oder Storno – jeder Schritt erbt Positionen, Kunde, Konditionen und Zuordnungen wie Betreuer oder Vertriebspartner. Festgeschriebene Belege sind unveränderlich, erhalten eine lückenlose Nummer aus dem jeweiligen Nummernkreis und landen mit Prüfsumme im Archiv. Textbausteine, Vorlagen und das zentrale Belegdesign sorgen dafür, dass jedes Dokument gleich aussieht, egal wer es erstellt. Belege erscheinen auf Wunsch in der Sprache des Kunden (Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch) und in Fremdwährung mit EZB-Tageskurs.

Die Preisfindung läuft bei jeder Position gleich ab: Hat der Kunde einen Sonderpreis, gilt dieser; sonst der Preis seiner Kundengruppe, dann seine Preisliste, dann ein Rabatt auf die Warengruppe, dann die Mengenstaffel und zuletzt der Standardpreis des Artikels. Der Grundrabatt der Gruppe wird als Gesamtrabatt am Beleg angewendet. Kundengruppen sind Vorlagen: Ein Kunde ohne eigene Werte übernimmt Zahlungsziel, Skonto, Rabatt, Preisliste, Brutto/Netto und Kreditlimit aus seiner Gruppe; eine Gruppe ist Standard für neue Kunden. Preislisten tragen eine Währung und einen Gültigkeitszeitraum, eine Liste kann Standardliste für alle Kunden ohne eigene Liste sein. Preisaktionen ohne Code gelten automatisch im eingestellten Zeitraum; Gutscheine mit Code werden am Beleg eingelöst, die Einlösungen zählen mit und lassen sich begrenzen. Für Belege in Fremdwährung holt credoox täglich die EZB-Referenzkurse; Katalogpreise werden umgerechnet, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Statistik rechnen in Euro.

So gehen Sie vor

1. Unter „Einstellungen → Kundengruppen & Preise“ Gruppen anlegen und eine Standardgruppe für neue Kunden festlegen; bei Bedarf die Mindestmarge eintragen.
2. Preislisten anlegen, Preise eintragen oder per CSV einlesen und die Liste einer Gruppe zuordnen.
3. Sonderpreise einzelner Kunden im Reiter „Preise“ der Kundenakte pflegen.
4. Unter „Einstellungen → Aktionen & Gutscheine“ eine Aktion ohne Code oder einen Gutschein mit Code anlegen.
5. Im Beleg den Artikel wählen – Preis, Rabatt und Herkunft stehen an der Position; einen Gutscheincode geben Sie am Beleg ein.

Beim Festschreiben einer Rechnung erzeugt credoox neben dem PDF automatisch die XRechnung als XML und bettet die ZUGFeRD-Daten im Profil EN 16931 in das PDF ein – ohne Zusatzmodul und ohne Extraschritt. Für öffentliche Auftraggeber wird die Leitweg-ID am Beleg erfasst, die elektronische Adresse des Käufers kommt aus der Peppol-ID des Kunden; der Versand über das Peppol-Netz läuft über den Access Point Storecove. Auf der Eingangsseite werden E-Rechnungen exakt gelesen und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen: nicht bestellt oder nicht geliefert wird rot, Mehrmenge oder Preisabweichung über der Toleranz gelb – festgeschrieben wird nur bei grün oder mit gespeicherter Begründung. Die E-Rechnungspflicht im B2B gilt ab 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1.1.2028 für alle; beide Termine stehen als Hinweis im Fristenkalender.

Wartungsvertrag monatlich, Hosting jährlich, Miete monatlich: Ein Abo ist eine Rechnungsvorlage mit Rhythmus, die credoox täglich prüft und bei Fälligkeit in eine Rechnung verwandelt – wahlweise als Entwurf mit Karte auf der Übersicht oder festgeschrieben und sofort per E-Mail an den Kunden. Abos lassen sich pausieren, fortsetzen und beenden; die Übersicht zeigt den wiederkehrenden Nettoumsatz je Monat und die nächsten Termine. Für größere Aufträge gibt es Abschlagsrechnungen, die die spätere Schlussrechnung automatisch verrechnet. Projekte bündeln Zeiten und Belege: Der Timer läuft direkt am Projekt, offene abrechenbare Stunden werden per Klick zum Rechnungsentwurf, den man vor dem Festschreiben noch anpasst.