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CREDOOX Finance · Zahlung, Skonto & Budget

Zahlung, Skonto & Budget – Zahlungslink, Skonto-Optimierer, Zahlungsavise und Budget je Kostenstelle

Kunden zahlen über einen Link oder QR-Code auf Rechnung, Mahnung und Kundenportal; die Zahlung ordnet sich der Rechnung selbst zu, die spätere Auszahlung erkennt der Bankabgleich. Auf der Ausgabenseite zeigt der Skonto-Optimierer im Zahlungslauf, welche Rechnung heute zu zahlen lohnt, Avise verteilen Sammelzahlungen, und Budgets je Kostenstelle vergleichen Plan und Ist – mit Journal aus der Finanzbuchhaltung, wenn Sie sie nutzen.

Skonto-Optimierer

Welche Eingangsrechnung heute zahlen? Ersparnis, Rendite und Liquidität auf einen Blick

Der Zahlungsvorschlag unter Geld → Zahlungslauf sortiert alle offenen Eingangsrechnungen in drei Gruppen – heute zahlen, zum Skontotag, zur Fälligkeit – und rechnet je Rechnung Ersparnis, Zahlbetrag und Rendite pro Jahr. Ein Klick macht daraus den SEPA-Zahlungslauf.

  • Zwei Skontostufen: zusätzlich zur ersten Stufe eine zweite (Prozent und Tage) an der Eingangsrechnung – credoox nimmt die zum Stichtag beste Stufe.
  • Rendite: 2 % Skonto bei 20 Tagen früherer Zahlung entsprechen 36 % pro Jahr (vereinfacht: Prozent × 360 ÷ Tage; die genaue Formel steht im Tooltip).
  • Empfehlung „heute zahlen“: Skontofrist in höchstens N Tagen (Standard 3, einstellbar 0–30); verfallenes Skonto wird als „verloren“ beziffert.
  • Liquiditätsprüfung: Kontostand der Bankkonten minus „heute zahlen“ gegen die Reserve der Liquiditätsvorschau – ok, unter Reserve oder negativ, dazu der Tiefpunkt der nächsten 14 Tage.
  • Ein Klick → Zahlungslauf: Mehrfachauswahl (nur freigegebene Rechnungen mit IBAN), Auftraggeberkonto und Ausführungsdatum; Skonto je Rechnung übersteuert, Vier-Augen-Prinzip bleibt.
  • Buchung: Skonto wird mit der Zahlung gebucht – in DATEV/Bilanz anteilig je Steuersatz auf SKR03 3736/3731 bzw. SKR04 5736/5731, im EÜR-Journal als Aufwandsminderung mit Vorsteuerberichtigung.
  • Auswertung: genutztes und verfallenes Skonto je Monat (zwölf Monate) und je Lieferant.
  • Karte „Skonto läuft ab“: „3 Rechnungen, 184 €“ in „Heute wichtig“ – täglich und nach jedem Lauf.

Vorschlag ändert nichts

Erst der Zahlungslauf bucht; Ersteller dürfen die SEPA-Datei nicht selbst ziehen, Freigaben ab Schwelle bleiben Pflicht.

Kern, kein Baustein

Der Zahlungsvorschlag gehört zum Zahlungslauf und ist in jedem Paket enthalten.

So funktioniert es im Detail

Die Rendite rechnet kaufmännisch mit 360 Tagen. Die Liquiditätsprüfung zählt nur Bankkonten mit Saldo, nicht die Kasse; „verfallen“ sieht 120 Tage zurück. Die Kostenstelle der Eingangsrechnung ist auch nach dem Festschreiben änderbar.

Skonto-Optimierer: Welche Eingangsrechnung heute zahlen? Ersparnis, Rendite und Liquidität auf einen Blick – Bildschirm aus der Demo
Skonto-Optimierer: Welche Eingangsrechnung heute zahlen? Ersparnis, Rendite und Liquidität auf einen Blick (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo
Skonto-Optimierer: Welche Eingangsrechnung heute zahlen? Ersparnis, Rendite und Liquidität auf einen Blick (Handyansicht) – Bildschirm aus der Demo

Zahlungsavise

Sammelzahlung mit zehn Rechnungen? Avis einlesen, Vorschlag prüfen, übernehmen

Große Kunden überweisen eine Summe und schicken ein Avis dazu – als PDF, CSV, Excel oder Text in der Mail. Geld → „Avis einlesen“ liest Rechnungsnummern, Beträge und Abzüge, schlägt je Zeile die offene Rechnung vor und bucht die Sammelzahlung oder ordnet den importierten Bankumsatz zu.

  • Quellen: Datei (PDF, CSV, XLSX, TXT bis 10 MB), eingefügter Text oder ein Dokument vom Typ „Zahlungsavis“ aus dem Dokumenten-Posteingang.
  • Parser: Tabellen mit Kopfzeile (Spalten Rechnung, Betrag, Skonto/Abzug) in deutschem und englischem Zahlenformat; Freitext über Ihre Nummernkreis-Muster und bekannte offene Rechnungsnummern.
  • KI nur als Rückfall: Greift kein Muster, darf die KI den Text strukturieren – je Unternehmen abschaltbar, nur mit eingerichtetem Schlüssel; fällt sie aus, geht es manuell weiter.
  • Vorschlag mit Punkten: Rechnungsnummer 60, Teilnummer 40, Betrag passt 30, Betrag plus Abzug 28, Teilzahlung 5; Abzugsart Skonto (nahe am Skontobetrag der Rechnung) oder Minderung, wahlweise „Restforderung bleibt offen“.
  • Übernehmen ohne Bankumsatz: eine Sammelzahlung mit vielen Zuordnungen, Skonto oder Minderung als Nachlass gebucht.
  • Übernehmen mit Bankumsatz: die importierte Gutschrift wird zugeordnet – Betrag muss zur Avis-Summe passen, Differenzen laufen als Skonto/Minderung.
  • Grenzen für Nachlässe: über Skonto laut Rechnung plus 2 % (mindestens 5 €) braucht es das Unternehmens-Einstellungsrecht.

Avis bleibt als Dokument

Die Avis-Datei wird im Dokumentenmanagement als „Zahlungsavis“ abgelegt und mit der Zahlung verknüpft.

Bewusst nicht

Amazon-Settlements laufen weiter über die Marktplatz-Anbindung; MT942 und Fremdwährungs-Avise werden nicht gelesen.

So funktioniert es im Detail

Gescannte PDFs ohne Textinhalt brauchen „Text einfügen“ oder die KI. Die KI sieht in diesem Fall den Avis-Text – der Hinweis steht am Schalter. Beträge und Zuordnung sind je Zeile änderbar (manuell gesetzt = 100 Punkte). Doppeltes Übernehmen wird abgewiesen. Avise gehören zum Baustein Bank & Kasse.

So gehen Sie vor

  1. Geld → Avis einlesen: Datei wählen, Text einfügen oder Dokument aus dem Posteingang nehmen.
  2. Vorschläge prüfen – Rechnung, Betrag, Abzugsart je Zeile.
  3. „Übernehmen“: ohne Bankumsatz als Sammelzahlung, sonst dem importierten Umsatz zuordnen.
Zahlungsavise: Sammelzahlung mit zehn Rechnungen? Avis einlesen, Vorschlag prüfen, übernehmen – Bildschirm aus der Demo

Budget je Kostenstelle

Plan gegen Ist je Kostenstelle – mit Ampel, Prognose und Alarm

Kostenstellen wie Verwaltung, Vertrieb, Werkstatt oder Fuhrpark bekommen Jahresbudgets; credoox vergleicht sie Monat für Monat mit den tatsächlichen Ausgaben aus Eingangsrechnungen, Bankabbuchungen oder dem Journal und meldet Überschreitungen per Mail und Karte.

  • Kostenstellen: Code und Name, verantwortliche Person oder E-Mail, aktiv; Vorbelegung je Lieferant und je Ausgabenkategorie – neue Eingangsrechnungen und Bankumsätze tragen sie automatisch.
  • Budgets: Jahr × Kostenstelle × optional Kategorie; Verteilung gleich, saisonal nach dem Vorjahres-Ist oder manuell in zwölf Werten; Import aus CSV/XLSX, auch mit zwölf Monatsspalten.
  • Ist: netto nach Belegdatum – festgeschriebene Eingangsrechnungen mit Kostenstelle plus kategorisierte Bankabbuchungen, die nicht schon über eine Rechnung zählen (Regel gegen Doppelzählung); mit Finanzbuchhaltung die gebuchten Aufwandszeilen, sobald welche mit Kostenstelle vorliegen.
  • Ampel: Abweichung bis ±5 % grün, bis ±15 % gelb, darüber rot – auch bei Unterschreitung; kumuliert oder je Monat umschaltbar.
  • Prognose Jahresende: Ist plus Restplan sowie lineare Hochrechnung; Summenzeile und Kostenstellen mit Ist ohne Budget.
  • Drilldown bis zum Beleg: Klick auf eine Monatszelle öffnet die Posten – Eingangsrechnung, Bankumsatz oder Journalzeile.
  • Alarm: kumuliertes Ist über Plan × (1 + Schwelle, Standard 15 %) → Ereignis budget.exceeded für Regeln und Webhooks, Mail an den Verantwortlichen, rote Karte in „Heute wichtig“ – einmal je Monat, Karte täglich.
  • Export: Excel und PDF; Kostenstellen-Code steht an den Journalzeilen und im DATEV-Export.

Auswertungen Pro

Budget und Alarm gehören zum Baustein Auswertungen Pro (ab Team enthalten); Kostenstellen selbst sind Kern.

Noch nicht enthalten

Reisekosten und Bewirtungen haben keine Kostenstelle und zählen nicht; Erlöse je Kostenstelle sind nicht Teil dieser Version.

So funktioniert es im Detail

Ein Budget je Jahr, Kostenstelle und Kategorie; bestehende werden beim Import überschrieben, Fehlerzeilen gemeldet. Kostenstellen mit Verwendung lassen sich nur deaktivieren. Die saisonale Verteilung braucht ein Vorjahres-Ist, sonst verteilt credoox gleichmäßig.

So gehen Sie vor

  1. Einstellungen → Buchhaltung → Kostenstellen anlegen und Lieferanten bzw. Kategorien vorbelegen.
  2. Statistiken → Budget: Budgets anlegen oder importieren, Alarmschwelle je Budget setzen.
  3. Monatlich prüfen – Ampel, Prognose, Drilldown; Alarme kommen von selbst.
Budget je Kostenstelle: Plan gegen Ist je Kostenstelle – mit Ampel, Prognose und Alarm – Bildschirm aus der Demo
Budget je Kostenstelle: Plan gegen Ist je Kostenstelle – mit Ampel, Prognose und Alarm (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo
Budget je Kostenstelle: Plan gegen Ist je Kostenstelle – mit Ampel, Prognose und Alarm (Ansicht 3) – Bildschirm aus der Demo
Budget je Kostenstelle: Plan gegen Ist je Kostenstelle – mit Ampel, Prognose und Alarm (Handyansicht) – Bildschirm aus der Demo

Heute wichtig

Skonto läuft ab, Budget überschritten, Online-Zahlung nicht gebucht

Drei neue Karten in der Tagesliste: „Skonto läuft ab: 3 Rechnungen, 82,36 €“, „Budget überschritten: 300 Werkstatt & Produktion“ und – falls nötig – rot „Online-Zahlung zu RE-… nicht gebucht“ mit Grund.

  • Skonto: täglich und nach jedem Zahlungslauf neu berechnet, Sprung in den Zahlungsvorschlag.
  • Budget: täglich geprüft, nur mit Baustein Auswertungen Pro, Sprung ins Budget.
  • Online-Zahlung: Überzahlung oder Fremdwährung – der Vorgang bleibt stehen, bis Sie ihn zuordnen oder erstatten.
  • Kundenportal: Knopf „Jetzt online bezahlen“ öffnet dieselbe Zahlseite.
So funktioniert es im Detail

Die drei Karten sind nicht an ein Recht gebunden und erscheinen in der Tagesliste aller Nutzer; die Budget-Prüfung läuft nur mit dem Baustein Auswertungen Pro, die Seiten dahinter verlangen das jeweilige Recht. Die Demo-Daten enthalten die Bereiche Zahlungslink, Skonto, Avis sowie Kostenstellen & Budgets; „Beispieldaten entfernen“ nimmt sie wieder heraus.

Heute wichtig: Skonto läuft ab, Budget überschritten, Online-Zahlung nicht gebucht – Bildschirm aus der Demo
Heute wichtig: Skonto läuft ab, Budget überschritten, Online-Zahlung nicht gebucht (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo

Passend dazu

Geld & Steuern →Bank mit Belegabgleich, Kasse mit TSE, Mahnwesen, SEPA, Liquidität, EÜR, UStVA, DATEV, Zoll.Finanzbuchhaltung →Hauptbuch SKR03/04, unveränderbares Journal, automatisch buchen, BWA, Anlagen, Bilanz/GuV, Anlage EÜR.Geschäftsführung →Montagsbericht je Nutzer, Kennzahl-Alarme mit Regeln, Was-wäre-wenn-Rechner mit Szenarien.

Nächster Schritt

Zugang anfragen oder Demo mit den eigenen Daten

Zugang anfragenDemo anfragen

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