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CREDOOX Docs · Reisekosten & Bewirtung

Reisekosten & Bewirtung – Bewirtungs­belege, Verpflegungs­pauschalen, Genehmigung, Erstattung, EÜR und DATEV

Restaurantrechnung oder Hotelbeleg fotografieren – der Dokumenten-Posteingang liest sie aus und füllt Bewirtung oder Reise vor. Erstattungen laufen über den SEPA-Zahlungslauf mit Vier-Augen-Prinzip, gebucht wird in EÜR und DATEV – mit einer Regel gegen Doppelzählung. Der km-Stand von Firmenwagen geht in die Fahrzeugakte. Alle Berechnungen sind Hilfen und ersetzen keine Steuerberatung.

Bewirtungsbeleg

Bewirtungsbelege mit allen Pflichtangaben – 70/30 inklusive gemischter USt und Trinkgeld

Restaurantrechnung fotografieren, Teilnehmer und Anlass eintragen, fertig: credoox prüft die Angaben für den Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, rechnet abziehbar und nicht abziehbar aus und erzeugt das PDF.

  • Anlegen: von Hand, aus einem Dokument im Posteingang („Bewirtung daraus anlegen“) oder aus einer Eingangsrechnung (Knopf „Bewirtung“ am Beleg).
  • Vorbelegt aus dem Auslesen: Gaststätte, Anschrift, Datum, Beträge je Steuersatz, Trinkgeld, TSE-Angaben und Name auf der Rechnung.
  • Pflichtangaben: Ort und Datum, Gaststätte mit Anschrift, bewirtende Person, Teilnehmer mit Name und Firma (als Kontakt wählbar oder frei), konkreter Anlass, Beträge.
  • Art: geschäftlich (Geschäftspartner), intern (Arbeitsessen) oder Betriebsveranstaltung mit Teilnehmerzahl.
  • Rechnung extern: Bemessung = Netto + Trinkgeld; davon 70 % abziehbar und 30 % nicht abziehbar, je Steuersatz getrennt (7 %, 19 %, 0 % gemischt); Vorsteuer zu 100 %, nur mit ordnungsgemäßer Rechnung.
  • Intern & Betriebsveranstaltung: 100 % mit Hinweis; bei Betriebsveranstaltungen Hinweis auf die 110-€-Grenze je Teilnehmer (ohne Lohnsteuer-Berechnung).
  • Prüfung: Fehlende Pflichtangaben sperren den Abschluss; Warnungen bei allgemeinem Anlass („Geschäftsessen“), Teilnehmern ohne Firma, Rechnung über 250 € ohne Namen des Bewirtenden, fehlender TSE/maschineller Rechnung, nicht ordnungsgemäßer Rechnung und fehlendem Original.

Hinweise, keine Beratung

Die Prüfung zeigt rote Pflichtpunkte und gelbe Hinweise. Sie ersetzt keine Steuerberatung.

Am Handy

Rechnung fotografieren – das Foto landet im Posteingang und hängt als Original an der Bewirtung.

So funktioniert es im Detail

Ein Bewirtungsbeleg braucht nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen. credoox fragt diese Angaben strukturiert ab und rechnet daraus die Aufteilung: Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern sind 70 % der Netto-Aufwendungen einschließlich Trinkgeld als Betriebsausgabe abziehbar, 30 % nicht; die Vorsteuer wird bei ordnungsgemäßer Rechnung voll angesetzt. Rechnungen mit mehreren Steuersätzen werden je Satz aufgeteilt, damit die Buchung stimmt. Interne Arbeitsessen und Betriebsveranstaltungen werden zu 100 % angesetzt; eine Lohnsteuer-Prüfung (Sachbezug, Freibetrag) findet nicht statt. Alle Prüfungen sind Hinweise – die steuerliche Beurteilung im Einzelfall liegt beim Steuerberater.

So gehen Sie vor

  1. Restaurantrechnung hochladen oder fotografieren und „Bewirtung daraus anlegen“ wählen.
  2. Art, Teilnehmer mit Firma und einen konkreten Anlass eintragen.
  3. Rote Pflichtpunkte schließen, gelbe Hinweise prüfen.
  4. PDF erzeugen, unterschreiben lassen und die Bewirtung abschließen.
Bewirtungsbeleg: Bewirtungsbelege mit allen Pflichtangaben – 70/30 inklusive gemischter USt und Trinkgeld – Bildschirm aus der Demo

PDF, Abschluss & Korrektur

Bewirtungs-PDF nach Muster, Abschluss mit Prüfsumme – und Korrektur als neue Version

Wie ein festgeschriebener Beleg wird eine abgeschlossene Bewirtung unveränderbar. Fehler werden nicht überschrieben, sondern storniert oder als neue Version korrigiert.

  • PDF nach gängigem Muster: mit allen Angaben, Aufteilung und Unterschriftsfeld; abgelegt im Dokumente-Posteingang und als Nachweis mit der Bewirtung und ggf. der Eingangsrechnung verknüpft.
  • Original dabei: Die Restaurantrechnung hängt als Beleg an derselben Bewirtung; das PDF verweist auf das Original.
  • Abschließen: SHA-256-Prüfsumme über alle Pflichtangaben und die Prüfsumme des Originals; danach ist die Bewirtung gesperrt.
  • „Prüfsumme nachrechnen“: zeigt jederzeit, ob die abgeschlossenen Daten unverändert sind.
  • Korrigieren: als neue Version; die alte gilt erst als „ersetzt“, wenn die Korrektur abgeschlossen ist. Alternativ Storno mit Grund.
  • Gesperrte Dateien: Original und PDF einer abgeschlossenen Bewirtung lassen sich nicht löschen und nicht lösen.

Beim Abschluss neu

Das PDF wird beim Abschließen immer neu erzeugt – ein Entwurfs-PDF bleibt nicht als gültiger Beleg stehen.

Karte für Entwürfe

„Heute wichtig“ erinnert den Ersteller an unvollständige Bewirtungen.

So funktioniert es im Detail

Der Abschluss folgt demselben Gedanken wie die Festschreibung von Rechnungen nach GoBD: Die Pflichtangaben und das Original werden zu einer Prüfsumme verdichtet, und das Datenmodell verhindert danach Änderungen und Löschungen. Die Prüfsumme lässt sich jederzeit nachrechnen. Muss etwas geändert werden, entsteht eine neue Version mit Verweis auf die alte; erst wenn die neue Version abgeschlossen ist, wird die alte als ersetzt markiert.

So gehen Sie vor

  1. Bewirtung vollständig ausfüllen und „PDF“ erzeugen.
  2. „Abschließen“ – die Prüfsumme wird gespeichert und angezeigt.
  3. Bei einem Fehler „Korrigieren“ wählen, die neue Version bearbeiten und abschließen.

Dienstreisen

Verpflegungspauschalen je Tag – Inland 14/28 €, Ausland nach BMF-Sätzen

Reise anlegen, Beginn und Ende mit Uhrzeit eintragen, Mahlzeiten anhaken: credoox rechnet je Kalendertag die Pauschale aus, kürzt gestellte Mahlzeiten und zeigt die Tagesübersicht.

  • Reisekopf: Reisender, Art Arbeitnehmer oder Unternehmer (Unternehmer nur für den Inhaber), Zweck, Ziele mit Land/Ort und „ab Datum“ für Weiterreisen, Beginn und Ende mit Uhrzeit, mit oder ohne Übernachtung; optional Projekt, Kunde und Akte.
  • Inland: eintägig über 8 Stunden 14 €, An- und Abreisetag 14 €, volle Tage 28 €; bis 8 Stunden keine Pauschale.
  • Mitternachtsregel: zwei Kalendertage ohne Übernachtung mit zusammen mehr als 8 Stunden ergeben einmal die kleine Pauschale – am Tag mit den meisten Stunden.
  • Ausland: Satz des Orts, der vor 24 Uhr zuletzt erreicht wird; am Rückreisetag gilt der letzte Ort im Ausland.
  • Sätze versioniert je Jahr, Land und Ort: Inland sowie Auslandssätze laut BMF-Schreiben für 2025 und 2026, z. B. Österreich, Schweiz und Genf, Frankreich und Paris, Niederlande, Belgien, Polen und Warschau, Italien und Rom, Spanien und Madrid, Großbritannien und London, USA mit New York City und Washington, Tschechien, Dänemark, Luxemburg.
  • Mahlzeitenkürzung: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 % der 24-Stunden-Pauschale des Landes – nie unter 0.
  • Dreimonatsfrist: Hinweis bei Reisen über 90 Tage.

Keine erfundenen Sätze

Fehlt ein Jahr, gilt der jüngste ältere Satz mit Hinweis „vom Steuerberater bestätigen“; fehlt ein Land, steht 0 € mit Hinweis.

Gepflegt in der Plattform

Die Sätze pflegt der Betreiber zentral; neue Sätze gelten bis zur Bestätigung als unbestätigt.

So funktioniert es im Detail

Die Verpflegungspauschalen werden je Kalendertag aus der Abwesenheit berechnet: An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung erhalten die kleine Pauschale, Tage mit 24 Stunden Abwesenheit die große. Eintägige Reisen brauchen mehr als 8 Stunden. Im Ausland zählt der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr zuletzt erreicht; am Rückreisetag der letzte Ort im Ausland. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 20 % (Frühstück) bzw. 40 % (Mittag- und Abendessen) der vollen Tagespauschale des jeweiligen Landes. Grundlage sind § 9 Abs. 4a EStG und die BMF-Schreiben zu den Auslandssätzen; die Berechnung ist eine Hilfe und ersetzt keine Steuerberatung.

So gehen Sie vor

  1. Unter „Finanzen → Reisekosten & Bewirtung“ eine neue Reise anlegen.
  2. Ziel(e), Beginn und Ende mit Uhrzeit eintragen.
  3. Gestellte Mahlzeiten je Tag anhaken – die Kürzung erscheint sofort.
Dienstreisen: Verpflegungspauschalen je Tag – Inland 14/28 €, Ausland nach BMF-Sätzen – Bildschirm aus der Demo

Fahrt, Hotel & Nebenkosten

km-Pauschale, Hotel ohne Frühstück und die Frage: Firma oder privat?

Neben den Pauschalen gehören Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten zur Reise. credoox unterscheidet, was die Firma direkt bezahlt hat und was der Reisende ausgelegt hat – denn nur das wird erstattet.

  • Eigenes Fahrzeug: km-Pauschale 0,30 € je km für den Pkw, 0,20 € für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie das Motorrad.
  • Firmenwagen: ohne Pauschale; der km-Stand bei Rückkehr geht in die km-Historie der Fahrzeugakte.
  • Nach Beleg: Bahn, Flug, Taxi und ÖPNV; Parken, Maut, Gepäck und Sonstiges als Nebenkosten.
  • Hotel privat bezahlt: das Frühstück wird herausgerechnet – mit dem ausgewiesenen Preis, sonst mit 20 % der 24-Stunden-Pauschale je Nacht.
  • Hotel von der Firma bezahlt: das Frühstück gilt als gestellt und kürzt die Verpflegungspauschale am Folgetag.
  • Übernachtungspauschale 20 €: nur für Arbeitnehmer, nicht für den Unternehmer.
  • Bezahlt von: privat ausgelegt oder von der Firma; eine Position mit verknüpfter Eingangsrechnung gilt immer als Firmenzahlung.
  • Beleg je Position: als Dokument aus dem Posteingang oder als Eingangsrechnung; am Handy mit „Beleg fotografieren“.

Erstattung

Privat Ausgelegtes einschließlich km-Pauschalen plus Verpflegungspauschalen. Firmenzahlungen zählen nur als Kosten.

Am Smartphone

Reise und Positionen lassen sich unterwegs erfassen; Mitarbeiter sehen ihre Belege auch ohne Recht auf alle Dokumente.

So funktioniert es im Detail

Jede Position einer Reise hat eine Art, einen Betrag, ein Datum und die Angabe, ob die Firma bezahlt hat oder der Reisende. Daraus ergibt sich die Erstattung: alles privat Ausgelegte einschließlich der km-Pauschalen plus die Verpflegungspauschalen. Beim Hotel kommt es darauf an, wer zahlt: Privat bezahlt wird das Frühstück aus den Übernachtungskosten herausgerechnet; bezahlt die Firma, gilt das Frühstück als gestellte Mahlzeit und kürzt die Pauschale am Folgetag. Die Sätze für km-Pauschalen stammen aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Die Übernachtungspauschale ist nur als Erstattung des Arbeitgebers an Arbeitnehmer vorgesehen.

So gehen Sie vor

  1. In der Reise „Position“ hinzufügen und Art wählen, z. B. Bahn oder Übernachtung.
  2. Betrag eintragen und „privat ausgelegt“ oder „Firma bezahlt“ wählen.
  3. Beleg anhängen oder am Handy fotografieren.
Fahrt, Hotel & Nebenkosten: km-Pauschale, Hotel ohne Frühstück und die Frage: Firma oder privat? (Handyansicht) – Bildschirm aus der Demo

Genehmigung & Erstattung

Einreichen, genehmigen, per SEPA erstatten – mit Vier-Augen-Prinzip

Mitarbeiter reichen ihre Reise ein, die zuständige Person genehmigt, und die Erstattung läuft im normalen Zahlungslauf mit. Jeder Schritt steht im Protokoll.

  • Statusfluss: Entwurf → eingereicht → genehmigt → erstattet; zurückgewiesen führt zurück zum Entwurf. Ab „eingereicht“ ist die Reise gesperrt.
  • Genehmiger: über die Freigaberegel „Reisekostenabrechnung“, sonst Inhaber, Admins und Personen mit dem Recht „Genehmigen“; Glocke und Mail an Genehmiger bzw. Reisenden.
  • Vier-Augen-Prinzip: eine eigene Arbeitnehmer-Reise genehmigt eine andere Person (ausgenommen die Reise des Inhabers und der Ein-Personen-Betrieb).
  • SEPA-Erstattung: Erstattungskonto je Mitglied (verschlüsselt gespeichert); „Zahlungslauf“ legt einen normalen Zahlungslauf (pain.001) mit Freigabe an; nach dem Buchen steht die Reise auf „erstattet (SEPA)“.
  • IBAN-Schutz: Wer ein Erstattungskonto ändert, darf den Lauf mit dieser Erstattung weder freigeben noch exportieren; Inhaber und Kontoinhaber bekommen eine Mail (IBAN maskiert).
  • Abrechnungs-PDF: Tagesübersicht, Positionen, Summen und Unterschriften – entsteht bei Genehmigung und auf Abruf, abgelegt im Posteingang.
  • Recht „nur eigene“: Mitarbeiter in Verkauf, Einkauf und Lager sehen und erfassen nur ihre eigenen Reisen und Bewirtungen; Buchhaltung sieht alle, genehmigt und exportiert.
  • Übersicht: je Monat und Person, Kennzahlen „zu genehmigen“, „Erstattung offen“, „Bewirtung unvollständig“; Karten für Genehmiger und Buchhaltung.

Liquidität

Genehmigte, noch nicht erstattete Reisen erscheinen als Abfluss in 7 Tagen – bis der Zahlungslauf mit ihnen exportiert ist.

Unternehmer-Reise

Ohne SEPA: „manuell erstattet“, gebucht als Privateinlage.

So funktioniert es im Detail

Reisekosten und Bewirtungen haben ein eigenes Rechte-Modul mit Ansehen, „Nur eigene sehen“, Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Genehmigen und Exportieren. Für Mitarbeiterrollen ist „nur eigene“ vorgesehen: Sie sehen Reisen, die sie selbst reisen oder angelegt haben, und Bewirtungen, die sie angelegt haben oder bei denen sie Bewirtende sind. Mitarbeiter ohne Recht auf Finanzen haben einen eigenen Menüpunkt „Reisekosten“. Die Erstattung per SEPA nutzt den vorhandenen Zahlungslauf mit Freigabe und Vier-Augen-Prüfung; wer kurz vorher ein Erstattungskonto geändert hat, ist von Freigabe und Export dieses Laufs ausgeschlossen.

So gehen Sie vor

  1. Reise vollständig erfassen und „Einreichen“.
  2. Der Genehmiger prüft unter „Heute wichtig“ und wählt „Genehmigen“ oder „Zurückweisen“.
  3. Die Buchhaltung startet „Zahlungslauf“ für offene Erstattungen, gibt frei und exportiert die SEPA-Datei.
Genehmigung & Erstattung: Einreichen, genehmigen, per SEPA erstatten – mit Vier-Augen-Prinzip – Bildschirm aus der Demo

EÜR, DATEV & Steuerberater

Getrennt nach Arbeitnehmer und Unternehmer – und die 30 % dem Gewinn hinzugerechnet

Bewirtungen und Reisen landen in der EÜR-Vorschau, im DATEV-Buchungsstapel und im Steuerberater-Export – in eigenen Kategorien und ohne dass eine Ausgabe doppelt zählt.

  • EÜR-Kategorien: Bewirtung, Bewirtung nicht abziehbar (30 %), Bewirtung intern sowie Reisekosten Arbeitnehmer bzw. Unternehmer je Fahrt, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten; die Vorsteuer läuft mit.
  • Hinzurechnung: Der nicht abziehbare Teil der Bewirtung bleibt in den Ausgaben sichtbar, wird aber dem Gewinn und dem Monats-Überschuss wieder hinzugerechnet – mit eigener Zeile in Seite, Excel und PDF.
  • Bewirtung aus Eingangsrechnung: zählt weiter über die Rechnung; ihr Netto wird in 70 % „Bewirtung“ und 30 % „nicht abziehbar“ umgegliedert, nur das Trinkgeld kommt als eigene Ausgabe dazu.
  • Reise mit Eingangsrechnung: die Position zählt nur über die Rechnung.
  • Ist und Soll: im Ist-Prinzip Ausgelegtes und Pauschalen bei Erstattung, Firmenzahlungen am Positionsdatum; im Soll-Prinzip alles am Reiseende. Nur abgeschlossene Bewirtungen und genehmigte oder erstattete Reisen zählen.
  • DATEV: Buchungsvorschläge im vorhandenen Buchungsstapel – Bewirtung je Steuersatz 70/30 auf getrennte Konten, Gegenkonto nach Zahlweg (Bank, Kasse, Geldtransit bei Karte, Privateinlage bzw. Verbindlichkeit Lohn/Gehalt); die PDFs kommen ins Beleg-ZIP.
  • Konten änderbar: Kategorien werden beim ersten Gebrauch angelegt und sind unter den Ausgabenkategorien änderbar – die Konten sind Vorschläge aus dem DATEV-Standardkontenrahmen.
  • Steuerberater: Bewirtungen.csv und Reisekosten.csv mit Konten, Vorsteuer und Prüfsumme, dazu die PDFs; CSV-Download auch direkt auf der Seite. REST-API: GET /api/v1/trips und /api/v1/entertainment.

Mit dem Steuerberater abstimmen

Konten, BU-Schlüssel und Einordnung sind Vorschläge. credoox ersetzt keine Steuerberatung.

Assistent

Der KI-Assistent fasst Reisekosten und Bewirtungen zusammen – bei „nur eigene“ nur die eigenen.

So funktioniert es im Detail

Damit eine Ausgabe nicht doppelt in die EÜR kommt, gilt eine feste Reihenfolge: Eine Bewirtung oder Reiseposition, zu der eine erfasste Eingangsrechnung gehört, zählt über die Rechnung. Eine Bewirtung ohne Eingangsrechnung ist eine eigene Ausgabe am Bewirtungsdatum. Bankumsätze, die zu einer Bewirtung oder Reise gehören – per Beleg-Verknüpfung, als Firmenzahlung mit gleichem Betrag und Datum ±7 Tage oder als Erstattungsüberweisung mit Reisenummer –, zählen dann nicht noch einmal als kategorisierter Bankumsatz. In DATEV entsteht dafür nur die Gegenbuchung an Bank. Die Kontenvorschläge (z. B. 4650/6640 Bewirtung, 4654/6644 nicht abziehbar) entsprechen dem DATEV-Standardkontenrahmen und sind mit dem Steuerberater abzustimmen.

So gehen Sie vor

  1. EÜR-Vorschau öffnen – Bewirtung und Reisekosten stehen in eigenen Kategorien.
  2. Zum Monatsende DATEV-Stapel oder Steuerberater-Export erstellen.
  3. Kontenvorschläge einmalig mit dem Steuerberater abstimmen und unter den Ausgabenkategorien anpassen.

Passend dazu

Dokumentenmanagement →Ein Posteingang für alle Dokumente: KI-Auslesen, Fristen, Verknüpfungen, Volltext, Vertraulichkeit, Steuerberater-Export.Geld & Steuern →Bank mit Belegabgleich, Kasse mit TSE, Mahnwesen, SEPA, Liquidität, EÜR, UStVA, DATEV, Zoll.Akten & Verträge →Fuhrpark, Immobilien, Maschinen, Versicherungen; Kündigungsradar, Preis-Alarm und Fixkosten.

Nächster Schritt

Zugang anfragen oder Demo mit den eigenen Daten

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