credoox
Anmelden Demo anfragen Zugang anfragen

CREDOOX Inventory · Rückruf & Chargen

Rückruf & Chargen – sperren, betroffene Kunden finden, informieren und nachweisen

Ruft ein Lieferant eine Charge zurück, zählt jede Stunde. credoox nutzt die Rückverfolgung mit Chargen, MHD und Seriennummern: Mit dem Aktivieren ist die Ware gesperrt – im Lager, an der Kasse und in den Shops und Marktplätzen –, und die Liste aller Kunden, die sie erhalten haben, steht fest. Die Rückruf-Mail mit persönlichem Rückmelde-Link, Briefe, Telefonliste und Retouren laufen aus demselben Vorgang; das Protokoll landet im Dokumentenmanagement. Ob Meldepflichten bestehen, ist rechtlich zu klären – credoox ersetzt keine Rechtsberatung.

Rückruf anlegen

Rückruf für eine Charge, einen MHD-Bereich oder Seriennummern – in wenigen Minuten angelegt

Meldet der Lieferant oder eine Behörde ein Problem, legen Sie unter Artikel & Lager → Rückrufe einen Rückruf an. credoox nutzt dafür die vorhandene Rückverfolgung: Jede Einheit kennt ihren Wareneingang und jeden Beleg, mit dem sie das Haus verlassen hat.

  • Auswahl: Artikel (optional einzelne Varianten) und dann Charge(n), MHD-Bereich, Seriennummern als Liste oder Bereich oder „alle Chargen ab Datum“.
  • Seriennummern-Bereich: gezählt wird die Zahl hinter derselben Vorsilbe – SN-9 liegt zwischen SN-1 und SN-10.
  • Angaben: Grund, Gefahrenstufe (Information, Warnung, Rückruf, Verkaufsstopp), Quelle (Lieferant, Behörde, intern) mit Lieferant und Aktenzeichen, Handlungsanweisung und Rücksende-Information.
  • Live-Vorschau: betroffene Einheiten, Eingang gesamt und Restbestand im Lager, noch bevor etwas gespeichert ist.
  • Anlagen: Schreiben von Lieferant oder Behörde liegen am Rückruf und sind im Dokumentenmanagement verknüpft.
  • Status: Entwurf → aktiv → abgeschlossen. Mit dem Aktivieren stehen Auswahl und Sperre fest; danach lassen sich nur noch Texte, Erinnerung und Portal-Hinweis ändern.
  • Direkt an der Charge: unter Seriennummern & Chargen die Einheit öffnen und „Rückruf für diese Charge anlegen“.

Artikel ohne Rückverfolgung

Dann gibt es nur „ab Datum“: Betroffene kommen aus allen Verkäufen ab diesem Datum, eine Sperre einzelner Chargen ist nicht möglich.

Hilfe an der Stelle

Der Block „So läuft ein Rückruf ab“ führt durch Anlegen, Aktivieren und Sperre, Informieren sowie Nachweis und Abschluss.

So funktioniert es im Detail

Die Rückruf-Funktion baut auf den Einheiten (Charge, Seriennummer, MHD) und ihren Bewegungen auf, die credoox seit der Rückverfolgung ohnehin führt – es gibt keine zweite, getrennte Datenhaltung. Ein Entwurf ändert noch nichts im Lager; erst das Aktivieren sperrt und ermittelt die Betroffenen. Nur Entwürfe lassen sich löschen; ein aktiver Rückruf wird abgeschlossen.

So gehen Sie vor

  1. Unter Artikel & Lager → Rückrufe „Rückruf anlegen“ wählen und den Artikel suchen.
  2. Chargen, MHD-Bereich, Seriennummern oder Datum wählen und die Vorschau prüfen.
  3. Grund, Gefahrenstufe, Quelle und Handlungsanweisung eintragen, als Entwurf speichern und aktivieren.
Rückruf anlegen: Rückruf für eine Charge, einen MHD-Bereich oder Seriennummern – in wenigen Minuten angelegt – Bildschirm aus der Demo
Rückruf anlegen: Rückruf für eine Charge, einen MHD-Bereich oder Seriennummern – in wenigen Minuten angelegt (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo

Sofortsperre

Mit dem Aktivieren gesperrt: nicht mehr kommissionierbar, nicht verkaufbar, nicht im Shop

Beim Aktivieren sperrt credoox die betroffenen Einheiten sofort (je Rückruf abschaltbar). Die Sperre sitzt an der Einheit selbst und wirkt deshalb überall, wo credoox Chargen und Seriennummern bucht.

  • Kommissionierung: Die automatische Zuordnung, der FEFO-Vorschlag, die Pickliste und der Kommissionierschein überspringen gesperrte Einheiten.
  • Verkaufen gesperrt: An Lieferschein, Rechnung, Kasse und Shop-Folgebelegen lehnt credoox eine gesperrte Einheit mit klarer Meldung ab, z. B. „… wegen Rückruf RR-0001 gesperrt – nicht verkaufbar“.
  • Shops und Marktplätze: Bestandsabgleich und Produkt-Feeds melden gesperrten Bestand nicht.
  • Nachzügler: Kommen Einheiten derselben Charge später herein – per Wareneingang oder Retoure –, sind sie automatisch gesperrt.
  • Restbestand: je Lager und Lagerplatz sichtbar; „Sperrbestand umbuchen“ bucht als Umlagerung in ein Sperrlager (wird bei Bedarf angelegt) oder ein gewähltes Lager.
  • Sperre aufheben: nur mit eigenem Recht und Begründung, für alle oder ausgewählte Einheiten; der Vorgang steht in der Zeitachse und im Änderungsprotokoll.
  • Sichtbar: roter Hinweis „Rückruf aktiv“ mit Sperrbestand am Artikel; unter Seriennummern & Chargen Filter „Gesperrt“ und Abzeichen „Rückruf RR-0001“.

Grenze Kasse

Die Kasse sperrt dort, wo sie Bestand bucht. Arbeitet ein Unternehmen mit Lieferscheinen, bucht die Kassen-Rechnung keinen Bestand – dann greift die Sperre erst am Lieferschein.

Nach dem Abschluss

Gesperrter Restbestand bleibt gesperrt und wird unter Seriennummern & Chargen ausgebucht – oder die Sperre wird vor dem Abschluss aufgehoben.

So funktioniert es im Detail

Die Sperre ist ein Vermerk an jeder betroffenen Einheit. Die Rückverfolgung prüft ihn beim Zuordnen und beim Buchen: Gesperrte Einheiten fallen aus dem FEFO-Vorrat, eine ausdrücklich gewählte gesperrte Einheit wird abgelehnt, und reicht der freie Bestand nicht, nennt die Meldung den gesperrten Teil. Beim Abgleich mit Shops und Marktplätzen zieht credoox den gesperrten Bestand ab. Das Umbuchen läuft über die normale Lagerbuchung als Umlagerung; die Einheiten wandern mit.

So gehen Sie vor

  1. Beim Aktivieren „Beim Aktivieren sofort sperren“ eingeschaltet lassen.
  2. Im Reiter „Bestand & Sperre“ den Restbestand je Lager prüfen.
  3. Bei Bedarf „Sperrbestand umbuchen“ in das Sperrlager wählen.
Sofortsperre: Mit dem Aktivieren gesperrt: nicht mehr kommissionierbar, nicht verkaufbar, nicht im Shop – Bildschirm aus der Demo

Betroffene Kunden

Alle Kunden, die die Charge erhalten haben – über Lieferschein, Rechnung, Kasse, Shop und Portal

credoox ermittelt aus den Bewegungen jeder Einheit, an wen sie gegangen ist: mit Mengen, Belegen, Datum und Verkaufskanal. Was zurückkam, wird abgezogen; wer nicht erreichbar ist, steht getrennt.

  • Grundlage: alle Abgänge der Einheiten per Lieferschein bzw. Rechnung ohne Lieferschein – darüber laufen auch Kasse, Shop- und Marktplatz-Bestellungen und Nachbestellungen aus dem Kundenportal.
  • Kanal: erkannt am Kassenbon, am Kanal des Belegs bzw. Auftrags oder an „Nachbestellung Kundenportal“.
  • Je Kunde: Kontakt, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse, Mengen sowie Belege mit Datum und Kanal.
  • Retouren abgezogen: Retouren und Stornos mit dieser Einheit mindern die offene Menge beim Kunden.
  • Nicht erreichbar: getrennt ausgewiesen mit Anzahl und Menge – anonyme Barverkäufe, Marktplatz-Kunden mit verdeckter oder fehlender E-Mail und Kunden ohne E-Mail (für Brief oder Telefon).
  • Herkunft für den Regress: Lieferant(en) und Wareneingänge der Charge.
  • Kennzahlen: ausgeliefert, informiert, Rückmeldungen, Sperrbestand und nicht erreichbar auf einen Blick; „Betroffene neu ermitteln“ jederzeit.

Grenze Fertigung

Die Fertigung verknüpft keine Chargen: Komponenten werden ohne Einheit verbraucht. Eine rekursive Verfolgung ins Fertigerzeugnis gibt es deshalb nicht – Fertigungsaufträge mit dem Artikel werden als „bitte prüfen“ ausgewiesen.

Gutschrift ohne Retoure

Sie bewegt keine Ware und zählt deshalb nicht als „zurück“.

So funktioniert es im Detail

Die Ermittlung läuft beim Aktivieren automatisch und später auf Knopfdruck. Sie liest die Bewegungen der betroffenen Einheiten – Abgänge und Rücknahmen – und fasst sie je Kunde zusammen. Marktplatz-Adressen erkennt credoox an typischen verdeckten Mustern (z. B. Amazon- und eBay-Relay-Adressen); solche Kunden und anonyme Barverkäufe bekommen keine Mail, für sie braucht es einen Aushang oder eine Nachricht über den Marktplatz. Kundendaten im Rückruf sieht nur, wer Rückrufe steuern oder Kontakte sehen darf; alle anderen sehen „Kunde (verborgen)“ und die Kennzahlen.

So gehen Sie vor

  1. Rückruf aktivieren – die Betroffenen stehen danach im Reiter „Betroffene“.
  2. Kunden, nicht erreichbare Fälle und die Herkunft prüfen.
  3. Nach späteren Buchungen „Betroffene neu ermitteln“.
Betroffene Kunden: Alle Kunden, die die Charge erhalten haben – über Lieferschein, Rechnung, Kasse, Shop und Portal – Bildschirm aus der Demo
Betroffene Kunden: Alle Kunden, die die Charge erhalten haben – über Lieferschein, Rechnung, Kasse, Shop und Portal (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo

Kunden informieren

Rückruf-Mail mit persönlichem Rückmelde-Link, Brief, Telefonliste und Erinnerung

Ein Klick auf „Kunden informieren“ verschickt die Rückruf-Mail gedrosselt im Hintergrund. Jeder Kunde bekommt einen eigenen Link und meldet zurück, ob die Ware noch da ist – „Rücksendung anfordern“ legt die Retoure gleich an.

  • Rückruf-Mail: aus dem Textbaustein „E-Mail Produktrückruf“ oder einem eigenen Text am Rückruf, mit Platzhaltern für Anrede, Kunde, Artikel, Charge, MHD, Kaufdatum, Belegnummer, Menge, Grund, Anweisung, Rücksendung und Link.
  • Versand: über die Mail-Einstellungen des Unternehmens, gedrosselt über die Warteschlange (Standard 30 Mails je Minute).
  • Rückmelde-Link je Kunde: öffentliche Seite im eigenen Design mit „Ware erhalten, nicht mehr vorhanden“, „Ware noch vorhanden – Rücksendung angefordert“, „Bereits entsorgt“ oder Freitext; gültig nach Einstellung, Standard 90 Tage.
  • Retoure aus der Rückmeldung: „Rücksendung anfordern“ legt über das vorhandene Retourenportal eine Retoure mit RMA-Nummer, Grund „Rückruf“ und Anleitung per Mail an, ggf. mit DHL-Retourenlabel; geht sie ein, sinkt die offene Menge.
  • Brief: Sammel-PDF für Kunden ohne E-Mail oder für ausgewählte Kunden.
  • Telefonliste: als CSV für die telefonische Information.
  • Kundenportal: optionaler Hinweis mit eigenem Rückmelde-Link – nur für betroffene Kunden.
  • Erinnerung: nach einstellbaren Tagen ohne Rückmeldung, einmal je Kunde, täglich um 08.50 Uhr oder per Knopf.
  • Je Kunde dokumentiert: Mail, Erinnerung, Brief, angerufen, Rückmeldung, Retoure und erledigt – mit Zeitpunkt und Person.

Nur der eigene Vorgang

Der Link zeigt Artikel, Charge, eigene Belege und Mengen – keine anderen Kunden, keine internen Notizen. Abgelaufen liefert er keine Vorgangsdaten mehr.

Kein Öffnen-Tracking

credoox misst nicht, ob eine Mail geöffnet wurde. Gezählt wird, was der Kunde zurückmeldet.

So funktioniert es im Detail

Der Rückmelde-Link enthält einen zufälligen Schlüssel mit 48 Zeichen; gespeichert wird zum Nachschlagen nur ein Prüfwert, der Schlüssel selbst verschlüsselt für den erneuten Versand. Die öffentliche Seite ist gegen zu viele Aufrufe begrenzt. Die Mailvorlage ist neutral formuliert und lässt sich unter Einstellungen → E-Mail → Textbausteine an das eigene Wording anpassen. Rückmeldungen erscheinen als Karte in „Heute wichtig“.

So gehen Sie vor

  1. Im Rückruf auf „Kunden informieren“ klicken – die Mails gehen gedrosselt hinaus.
  2. Für Kunden ohne E-Mail „Briefe (ohne E-Mail)“ und die „Telefonliste (CSV)“ nutzen.
  3. Rückmeldungen und Retouren im Reiter „Betroffene“ verfolgen; Erinnerungen laufen automatisch.
Kunden informieren: Rückruf-Mail mit persönlichem Rückmelde-Link, Brief, Telefonliste und Erinnerung – Bildschirm aus der Demo
Kunden informieren: Rückruf-Mail mit persönlichem Rückmelde-Link, Brief, Telefonliste und Erinnerung (Handyansicht) – Bildschirm aus der Demo

Nachweis & Abschluss

Rückruf-Protokoll als PDF und Excel im Dokumentenmanagement – Abschluss mit Prüfsumme, danach unveränderbar

Was wann an wen ging, wer zurückgemeldet hat und was gesperrt ist, steht im Rückruf-Protokoll. Mit dem Abschluss wird der Rückruf eingefroren.

  • Protokoll: Stammdaten, Mengen (Eingang, Bestand bei Aktivierung, geliefert, zurück, offen, Restbestand und gesperrt), Sperrbestand je Lager, Kunden mit Status und Informationsweg, Herkunft, Einheiten mit Sperre und Freigabe sowie die vollständige Zeitachse.
  • Formate: PDF, CSV und Excel.
  • Ablage: „Protokoll im DMS ablegen“ legt das PDF im Dokumentenmanagement ab – als Notiz/Protokoll mit Schlagwort „Rückruf“ und mit dem Rückruf verknüpft.
  • Zeitachse: jede Aktion mit Zeitpunkt und Person, auch Rückmeldungen über den Kunden-Link.
  • Abschließen: nur mit Begründung; das Protokoll wird automatisch abgelegt und eine SHA-256-Prüfsumme über Rückruf, Einheiten, Kunden und Zeitachse gebildet.
  • Unveränderbar: Rückruf, Einheiten, Kunden und Zeitachse sind danach gesperrt, die Dateien im DMS ebenfalls; credoox zeigt „Prüfsumme stimmt“ bzw. „weicht ab“.

Meldepflichten

Ob und wem ein Rückruf gemeldet werden muss (z. B. nach Produktsicherheits- oder Lebensmittelrecht), ist rechtlich zu klären. credoox unterstützt die Abwicklung, ersetzt aber keine Rechtsberatung.

Live-Werte

Bestand und Herkunft im Protokoll sind Live-Werte und gehen nicht in die Prüfsumme ein.

So funktioniert es im Detail

Das Protokoll entsteht aus denselben Daten wie die Rückruf-Seite. Beim Abschluss bildet credoox eine Prüfsumme über den festgeschriebenen Stand und speichert sie; danach lehnt das Datenmodell Änderungen am Rückruf, an den Einheiten, Kunden und der Zeitachse ab. Eine DSGVO-Anonymisierung schwärzt Name, Kontakt, Adresse und Freitexte auch in abgeschlossenen Rückrufen – Mengen und Status bleiben als Nachweis, die Prüfsumme weicht dann bewusst ab. Der Hinweis zu Meldepflichten steht auch am Ende des Protokolls.

So gehen Sie vor

  1. Im Rückruf „Protokoll“ öffnen oder „Protokoll im DMS ablegen“.
  2. Wenn alle Kunden erledigt sind: Restbestand ausbuchen oder Sperre klären.
  3. „Abschließen“ mit Begründung – das Protokoll wird abgelegt und der Rückruf gesperrt.
Nachweis & Abschluss: Rückruf-Protokoll als PDF und Excel im Dokumentenmanagement – Abschluss mit Prüfsumme, danach unveränderbar – Bildschirm aus der Demo
Nachweis & Abschluss: Rückruf-Protokoll als PDF und Excel im Dokumentenmanagement – Abschluss mit Prüfsumme, danach unveränderbar (Ansicht 2) – Bildschirm aus der Demo

Rechte, Suche & Schnittstellen

Rückrufe nur für Berechtigte – mit „Heute wichtig“, Suche, KI-Assistent und API

Rückrufe gehören zum Lager. Zwei neue Rechte trennen das Steuern vom Aufheben der Sperre; Kundendaten bleiben bei denen, die sie brauchen.

  • Rechte: „Rückrufe steuern“ (anlegen, aktivieren, informieren, umbuchen, ablegen, abschließen) und „Rückruf-Sperre aufheben“, das „Rückrufe steuern“ voraussetzt; lesen mit dem Recht, das Lager zu sehen.
  • Kundendaten: Namen, Kontakte, Belege, Protokoll und Telefonliste nur mit „Rückrufe steuern“ oder dem Recht, Kontakte zu sehen.
  • Abteilungsvorlagen: Lager steuert und hebt Sperren auf, Inhaber / Admin darf alles; Einkauf, Service und Verkauf lesen mit Kundendaten; Steuerberater hat keinen Zugriff.
  • „Heute wichtig“: Karte für einen aktiven Rückruf mit Kunden ohne Rückmeldung, noch nicht informierten Kunden und Sperrbestand, dazu eine Karte für eingegangene Rückmeldungen.
  • Globale Suche: findet Rückrufe nach Nummer, Titel, Aktenzeichen oder Charge.
  • KI-Assistent: nennt den Stand eines Rückrufs; Kundennamen nur mit passendem Recht.
  • REST-API: GET /api/v1/recalls, Kundendaten nur mit dem Schlüsselrecht für Rückrufe; in der OpenAPI-Beschreibung dokumentiert.
  • Datenschutz: DSGVO-Auskunft mit Abschnitt „Produktrückrufe“, Vollexport ohne Rückmelde-Schlüssel.

Kein eigener Baustein

Rückrufe sind Teil von Lager & Einkauf und nutzen die vorhandene Rückverfolgung mit Chargen und Seriennummern.

Mehr zur Rückverfolgung

Chargen, MHD, FEFO und Seriennummern sind unter Lager & Einkauf beschrieben.

So funktioniert es im Detail

Jede schreibende Rückruf-Aktion prüft das Recht „Rückrufe steuern“, das Aufheben der Sperre zusätzlich „Rückruf-Sperre aufheben“; das wird wie alle Routen durch automatische Tests abgesichert. Bestehende Lager-Rollen, die alle bisherigen Lager-Aktionen hatten, erhielten die neuen Rechte beim Update; bewusst eingeschränkte Rollen nicht.

So gehen Sie vor

  1. Unter Einstellungen → Rechte prüfen, wer Rückrufe steuern und Sperren aufheben darf.
  2. Die Karte in „Heute wichtig“ im Blick behalten, bis alle Kunden erledigt sind.
Rechte, Suche & Schnittstellen: Rückrufe nur für Berechtigte – mit „Heute wichtig“, Suche, KI-Assistent und API (Handyansicht) – Bildschirm aus der Demo

Passend dazu

Lager & Einkauf →Varianten, Chargen, Lagerplätze, Kommissionierschein, Fertigung, Einkauf mit Preisanfragen, Import-Akte, KI-Belegeingang, Bestellvorschläge.Dokumentenmanagement →Ein Posteingang für alle Dokumente: KI-Auslesen, Fristen, Verknüpfungen, Volltext, Vertraulichkeit, Steuerberater-Export.Shops & Versand →20 Shops & Marktplätze sofort, JTL-Shop in Vorbereitung, dazu 4 Produkt-Feeds. Kanalpreise, Labels, Tracking, Retourenportal, automatischer Druck.

Nächster Schritt

Zugang anfragen oder Demo mit den eigenen Daten

Zugang anfragenDemo anfragen

 ↑